Qui fait quoi dans une instance
Une instance accueille toute votre organisation : ceux qui la tiennent, ceux qui conçoivent les formulaires, ceux qui les remplissent, et le public, sans compte. Chacun voit ce dont il a besoin, rien de plus.
Du propriétaire au public
Les rôles vont du plus large au plus restreint. On n'invite qu'à un rôle inférieur au sien ; sans rôle choisi, la personne invitée devient Utilisateur.
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Propriétaire
Tout, y compris ce que lui seul peut faire : créer des rôles, attribuer le statut personnel, supprimer un compte ou un groupe.
Le compte créé à l'installation, à l'adresse e-mail de la personne qui a commandé l'instance. C'est aussi elle qui a le compte de l'espace client et l'abonnement.
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Administrateur
Gère les utilisateurs, les groupes, les invitations, les thèmes et les textes légaux ; crée, modifie et supprime les formulaires ; voit toutes les réponses.
Pour les personnes qui tiennent l'instance au quotidien, avec le propriétaire.
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Responsable
Crée, modifie et publie les formulaires, choisit qui peut y accéder, voit et exporte toutes les réponses.
Pour qui conçoit les formulaires et suit les résultats, sans administrer les comptes.
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Membre du personnel
Remplit les formulaires de ses groupes et, si le groupe en a le droit, voit leurs réponses.
Pour les équipes : chaque groupe reçoit, formulaire par formulaire, le droit de remplir, de voir les réponses ou de gérer.
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Utilisateur
Remplit les formulaires qui lui sont ouverts, retrouve ses propres réponses et peut lancer une session à plusieurs.
Pour les personnes qui ne font que remplir, par exemple un partenaire ou un client. Le rôle Invité, un niveau plus bas, s'emploie de la même façon.
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Sans compte
Remplit un formulaire public ou protégé par un code, par son lien ou son QR code, et rejoint une session à plusieurs avec un code et son prénom.
Pour le public : rien à installer, aucun mot de passe.
Le statut personnel ouvre les menus de travail. Les menus Formulaires, Réponses, Analyses et Administration n'apparaissent qu'aux comptes qui ont le statut personnel. Le propriétaire le donne sur la fiche de la personne, avec « Attribuer le statut personnel ». Sans lui, on voit le tableau de bord, « À remplir », la carte, les notifications et la recherche.
L'espace client n'est pas l'instance
- Le compte de l'espace client, sur altiusforms.com, sert à l'abonnement : créer l'instance, passer à Pro, les factures. Seule la personne qui a commandé l'instance en a un.
- Les comptes de l'instance, à l'adresse de votre instance, servent à travailler avec les formulaires. Ce sont eux qui ont un rôle.
Qui voit quel formulaire
Chaque formulaire choisit qui peut l'ouvrir. Pour les équipes, les groupes précisent, formulaire par formulaire, ce que leurs membres peuvent faire.
| Accès du formulaire | Qui peut le remplir |
|---|---|
| Public | Tout le monde, avec son lien ou son QR code, sans compte. |
| Accès par code | Toute personne qui a le lien et saisit le code donné par l'organisateur. |
| Utilisateurs authentifiés uniquement | Toute personne connectée à l'instance. |
| Groupes choisis uniquement | Les membres des groupes auxquels le formulaire est ouvert. |
Remplir
Le groupe remplit le formulaire ; chacun retrouve ses propres réponses.
Voir les réponses
Le groupe voit aussi les réponses des autres. Il faut pour cela le rôle Membre du personnel ou plus.
Gérer
Le niveau le plus large, que garde toujours le groupe propriétaire du formulaire.
Les groupes s'emboîtent : un membre d'un sous-groupe reçoit les accès des groupes au-dessus. Administrateurs et responsables voient tous les formulaires.
Comment une personne entre dans l'instance
L'inscription libre est fermée : on entre par invitation ou avec un code d'inscription.
On l'invite
Dans Administration › Invitations, « Inviter un utilisateur » : son e-mail et son rôle, inférieur à celui de la personne qui invite.
Elle reçoit un lien
Valable 7 jours. Si l'e-mail ne peut pas partir, le lien s'affiche pour être transmis autrement. On peut renvoyer ou annuler une invitation.
Elle crée son compte
Sur la page « Accepter l'invitation », elle choisit son nom d'utilisateur et son mot de passe, puis elle est connectée.
Un code d'inscription sert à faire entrer plusieurs personnes : il porte un rôle, un nombre d'utilisations, des dates de validité et, au besoin, le domaine e-mail exigé.
Double authentification et compte d'entreprise
Double authentification
Chaque personne l'active dans son profil, rubrique « Sécurité », avec une application d'authentification, et reçoit 10 codes de récupération. Le code est ensuite demandé à chaque connexion, dans le navigateur comme dans l'application mobile.
Connexion par le compte de l'entreprise
Microsoft, Google ou un autre fournisseur OpenID Connect, sur demande pour votre instance. Un compte n'est créé tout seul que pour les domaines e-mail que vous avez choisis ; les autres passent par une invitation. Les groupes de votre annuaire peuvent alimenter les groupes de l'instance.
Consentement et pièces jointes
Conditions acceptées, preuve gardée
Si l'instance ou le formulaire a des conditions d'utilisation et une politique de confidentialité, une case à cocher est obligatoire avant l'envoi. Chaque réponse garde la preuve : la version des textes, la phrase affichée, la langue, le canal et l'heure. Seul un administrateur peut retirer ces textes d'un formulaire.
Des fichiers vérifiés
Acceptés : PDF, documents Word, classeurs Excel (.xlsx), texte, CSV, images, sons et vidéos courants. Refusés : documents à macros, anciens classeurs Excel (.xls), pages web et programmes. Le contenu doit correspondre à l'extension ; documents Office, texte et CSV se téléchargent sans s'ouvrir dans le navigateur.
Le plus simple, c'est d'essayer
La démo a un compte prêt pour chaque rôle : ouvrez-en deux côte à côte et comparez.