Chi fa cosa in un'istanza
Un'istanza accoglie tutta la vostra organizzazione: chi la gestisce, chi progetta i moduli, chi li compila e il pubblico, senza account. Ognuno vede ciò di cui ha bisogno, niente di più.
Dal proprietario al pubblico
I ruoli vanno dal più ampio al più ristretto. Si invita solo a un ruolo inferiore al proprio; senza ruolo scelto, la persona invitata diventa Utente.
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Proprietario
Tutto, compreso ciò che solo lui può fare: creare ruoli, assegnare lo stato staff, eliminare un account o un gruppo.
L'account creato all'installazione, con l'indirizzo e-mail della persona che ha ordinato l'istanza. È lei ad avere anche l'account dell'area clienti e l'abbonamento.
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Amministratore
Gestisce utenti, gruppi, inviti, temi e testi legali; crea, modifica ed elimina i moduli; vede tutte le risposte.
Per le persone che gestiscono l'istanza ogni giorno, con il proprietario.
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Responsabile
Crea, modifica e pubblica i moduli, sceglie chi può accedervi, vede ed esporta tutte le risposte.
Per chi progetta i moduli e segue i risultati, senza amministrare gli account.
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Membro dello staff
Compila i moduli dei propri gruppi e, se il gruppo ne ha il diritto, ne vede le risposte.
Per i team: ogni gruppo riceve, modulo per modulo, il diritto di compilare, di vedere le risposte o di gestire.
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Utente
Compila i moduli a lui aperti, ritrova le proprie risposte e può avviare una sessione condivisa.
Per chi compila soltanto, per esempio un partner o un cliente. Il ruolo Ospite, un livello più in basso, si usa allo stesso modo.
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Senza account
Compila un modulo pubblico o protetto da un codice, con il suo link o il suo codice QR, e si unisce a una sessione condivisa con un codice e il proprio nome.
Per il pubblico: niente da installare, nessuna password.
Lo stato staff apre i menu di lavoro. I menu Moduli, Risposte, Analisi e Amministrazione appaiono solo agli account con lo stato staff. Il proprietario lo assegna nella scheda della persona, con «Promuovere a staff». Senza di esso si vedono la dashboard, «Da compilare», la mappa, le notifiche e la ricerca.
L'area clienti non è l'istanza
- L'account dell'area clienti, su altiusforms.com, serve per l'abbonamento: creare l'istanza, passare a Pro, le fatture. Solo la persona che ha ordinato l'istanza ne ha uno.
- Gli account dell'istanza, all'indirizzo della vostra istanza, servono a lavorare con i moduli. Sono loro ad avere un ruolo.
Chi vede quale modulo
Ogni modulo sceglie chi può aprirlo. Per i team, i gruppi precisano, modulo per modulo, cosa possono fare i loro membri.
| Accesso del modulo | Chi può compilarlo |
|---|---|
| Pubblico | Tutti, con il suo link o il suo codice QR, senza account. |
| Accesso con codice | Chiunque abbia il link e inserisca il codice dato dall'organizzatore. |
| Solo utenti autenticati | Chiunque abbia effettuato l'accesso all'istanza. |
| Solo i gruppi scelti | I membri dei gruppi a cui il modulo è aperto. |
Compilare
Il gruppo compila il modulo; ognuno ritrova le proprie risposte.
Vedere le risposte
Il gruppo vede anche le risposte degli altri. Serve per questo il ruolo Membro dello staff o superiore.
Gestisci
Il livello più ampio, che il gruppo proprietario del modulo mantiene sempre.
I gruppi si annidano: un membro di un sottogruppo riceve gli accessi dei gruppi superiori. Amministratori e responsabili vedono tutti i moduli.
Come una persona entra nell'istanza
La registrazione libera è chiusa: si entra su invito o con un codice di registrazione.
Viene invitata
In Amministrazione › Inviti, «Invita utente»: la sua e-mail e il suo ruolo, inferiore a quello di chi invita.
Riceve un link
Valido 7 giorni. Se l'e-mail non può partire, il link viene mostrato per trasmetterlo in altro modo. Un invito si può inviare di nuovo o annullare.
Crea il suo account
Nella pagina «Accetta l'invito» sceglie nome utente e password, poi ha effettuato l'accesso.
Un codice di registrazione serve a far entrare più persone: porta un ruolo, un numero di utilizzi, date di validità e, se serve, il dominio e-mail richiesto.
Autenticazione a due fattori e account aziendale
Autenticazione a due fattori
Ognuno la attiva nel proprio profilo, sezione «Sicurezza», con un'app di autenticazione, e riceve 10 codici di recupero. Il codice viene poi chiesto a ogni accesso, nel browser come nell'app mobile.
Accesso con l'account aziendale
Microsoft, Google o un altro fornitore OpenID Connect, su richiesta per la vostra istanza. Un account viene creato da solo soltanto per i domini e-mail che avete scelto; gli altri passano da un invito. I gruppi della vostra directory possono alimentare i gruppi dell'istanza.
Consenso e allegati
Condizioni accettate, prova conservata
Se l'istanza o il modulo ha condizioni d'uso e un'informativa sulla privacy, una casella da spuntare è obbligatoria prima dell'invio. Ogni risposta conserva la prova: la versione dei testi, la frase mostrata, la lingua, il canale e l'ora. Solo un amministratore può togliere questi testi da un modulo.
File verificati
Accettati: PDF, documenti Word, cartelle Excel (.xlsx), testo, CSV, immagini, suoni e video comuni. Rifiutati: documenti con macro, vecchie cartelle Excel (.xls), pagine web e programmi. Il contenuto deve corrispondere all'estensione; documenti Office, testo e CSV si scaricano senza aprirsi nel browser.
La cosa più semplice è provare
La demo ha un account pronto per ogni ruolo: apritene due fianco a fianco e confrontate.