Accordo sul trattamento dei dati

Versione del 20 ottobre 2026

Il presente accordo fa parte del contratto concluso quando un cliente sottoscrive un'istanza AltiusForms ospitata da Altius Group SNC (offerte Gratuito e Pro). Si applica ai sensi della legge federale sulla protezione dei dati (LPD, art. 9) e, se applicabile, del regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR, art. 28). Non si applica alle istanze installate presso il cliente, di cui non trattiamo i dati.

1. Parti e ruoli

• Il cliente (titolare del trattamento): l'organizzazione titolare dell'account sul portale, che decide quali dati la sua istanza raccoglie e perché.
• Altius Group SNC (responsabile del trattamento), Svizzera, che ospita, salva, aggiorna e mantiene l'istanza per conto del cliente.

2. Oggetto e durata

L'oggetto è l'hosting e la gestione dell'istanza dedicata del cliente. L'accordo vale finché l'istanza esiste presso di noi, compreso il periodo di cancellazione descritto al punto 12.

3. Natura e finalità del trattamento

Conservare i dati dell'istanza, renderli disponibili agli utenti del cliente sul web, nell'app mobile e tramite l'API, farne backup, applicare gli aggiornamenti, diagnosticare i guasti e, su richiesta, assistere il cliente. Non trattiamo questi dati per fini nostri: niente pubblicità, profilazione, rivendita né addestramento di modelli di intelligenza artificiale.

4. Categorie di dati e di interessati

• Interessati: utenti dell'istanza (personale e partner del cliente), persone che compilano i moduli del cliente, persone citate nelle risposte.
• Dati: quelli che il cliente sceglie di raccogliere, in particolare identità e recapiti, risposte ai moduli, foto, video, registrazioni audio, firme, posizioni GPS, file allegati; prove del consenso (versione e impronta dei testi accettati, data, canale, indirizzo IP); dati di accesso e log tecnici.
• Dati sensibili: solo il cliente decide se raccoglierne (per esempio dati sanitari); deve allora disporre di una base giuridica e informarne gli interessati.

5. Istruzioni del cliente

Trattiamo i dati solo secondo le istruzioni documentate del cliente: il contratto, le impostazioni della sua istanza e le sue richieste scritte. Se un'istruzione ci sembra contraria al diritto applicabile, lo segnaliamo al cliente.

6. Riservatezza

Le persone di Altius Group SNC che accedono ai sistemi sono tenute al segreto. Gli accessi ai dati di un'istanza si limitano a quanto richiesto dalla gestione, dal supporto chiesto dal cliente o da un obbligo legale.

7. Misure tecniche e organizzative

Sono le misure effettivamente in atto alla data di questo accordo.

Separazione dei clienti - Ogni cliente ha la propria istanza: uno spazio dei nomi a parte sul cluster, il proprio database PostgreSQL, la propria cache Redis, i propri segreti e il proprio indirizzo. - I file sono archiviati nello spazio proprio dell'istanza oppure presso Wasabi in uno spazio riservato all'istanza, con una chiave d'accesso limitata a quello spazio.

Cifratura e trasporto - Tutti gli scambi passano in HTTPS, con certificati Let's Encrypt rinnovati automaticamente; le istanze impongono HTTPS (HSTS) e cookie sicuri. - I segreti di gestione conservati dal portale (accesso al cluster, password iniziale dell'amministratore, chiavi di archiviazione) vi sono cifrati. La password iniziale dell'amministratore viene mostrata al cliente una sola volta. - Le password degli utenti sono conservate in forma di hash (Argon2).

Controllo degli accessi - Diritti per ruolo, con gerarchia, gruppi e accesso regolato modulo per modulo. - Autenticazione a due fattori (app TOTP e codici di recupero), che l'istanza può esigere per gli account con privilegi; l'app mobile la supporta. - Accesso unico (OpenID Connect) possibile con il fornitore d'identità del cliente. - Blocco dopo 5 tentativi di accesso falliti (un'ora) e limiti di frequenza sull'API. - Amministrazione dell'infrastruttura solo da parte del team di Altius Group, con chiavi SSH.

Integrità dei dati ricevuti - Allegati verificati: elenco di tipi ammessi, contenuto controllato rispetto all'estensione, documenti con macro e contenuti attivi rifiutati (HTML, SVG…), file serviti come download; antivirus facoltativo. - Consenso obbligatorio su ogni canale di compilazione quando il modulo lo richiede, con una prova conservata con ogni risposta.

Registrazione - Registro dei tentativi di accesso, registro di attività delle sessioni di compilazione condivisa, registro delle e-mail inviate, prove del consenso.

Disponibilità e backup - Copia notturna del database di ogni istanza, conservata 14 giorni. - Controllo automatico di ogni istanza ogni 5 minuti, pubblicato sulla pagina Stato del servizio. - Aggiornamenti in due tempi: il database viene migrato prima del passaggio, e un aggiornamento fallito lascia l'istanza sulla versione precedente.

App mobile - Token di accesso nel portachiavi sicuro del dispositivo (Keychain o Keystore), app esclusa dai backup del dispositivo su Android, nessun tracker.

8. Sub-responsabili

Il cliente autorizza il ricorso ai sub-responsabili elencati nella pagina Sub-responsabili. Imponiamo loro obblighi equivalenti di protezione dei dati. Annunciamo ogni cambiamento su quella pagina prima che abbia effetto; il cliente può opporsi per un motivo legato alla protezione dei dati scrivendo a support@altius-group.ch e, in mancanza di soluzione, disdire l'abbonamento.

9. Luogo del trattamento e trasferimenti

I dati delle istanze sono trattati in Finlandia (cluster) e, per i file presso Wasabi, in Germania. I trasferimenti verso un paese senza un livello di protezione riconosciuto adeguato (per esempio gli Stati Uniti per Stripe) sono coperti da garanzie adeguate, come le clausole contrattuali tipo.

10. Assistenza al cliente

Aiutiamo il cliente, per quanto possibile, a rispondere alle richieste degli interessati (accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione): l'istanza permette già di ritrovare, correggere, esportare (CSV, Excel, PDF, JSON) e cancellare le risposte. Una richiesta che ci arriva direttamente e riguarda i dati di un'istanza viene trasmessa al cliente senza che vi rispondiamo noi. Forniamo inoltre le informazioni utili a una valutazione d'impatto.

11. Violazione della sicurezza dei dati

Se constatiamo una violazione che riguarda i dati di un'istanza, ne informiamo il cliente per e-mail senza ingiustificato ritardo, con ciò che sappiamo: natura della violazione, dati e persone interessate, conseguenze probabili, misure prese. La notifica all'IFPDT o all'autorità competente e l'informazione degli interessati restano a carico del cliente; lo aiutiamo.

12. Fine del contratto: esportazione e cancellazione

• Fino alla fine del periodo pagato l'istanza resta accessibile: il cliente esporta moduli, risposte e file.
• Poi l'istanza viene sospesa e rimossa dal cluster 30 giorni dopo la fine dell'abbonamento; in questo periodo, un nuovo abbonamento la ripristina com'era.
• Un'istanza Pro che il cliente elimina dalla sua area viene arrestata e conservata 30 giorni; in questo periodo il cliente può ripristinarla sottoscrivendo di nuovo l'offerta Pro.
• Un'istanza gratuita che il cliente elimina è cancellata immediatamente, senza possibilità di recupero. Un'istanza gratuita senza attività per 90 giorni è cancellata dopo due avvisi per e-mail (14 e 4 giorni prima).
• Su richiesta del cliente, o dopo questi periodi, cancelliamo database, file e segreti dell'istanza. Le copie di backup scadono da sole al più tardi 14 giorni dopo.
• Su richiesta confermiamo per iscritto la cancellazione. I dati di fatturazione del portale seguono il periodo legale di conservazione (10 anni).

13. Controllo

Il cliente può chiedere le informazioni necessarie per verificare il rispetto di questo accordo. Una verifica sul posto si concorda in anticipo, a sue spese, senza compromettere la sicurezza né la riservatezza degli altri clienti.

14. Disposizioni finali

In caso di contraddizione, questo accordo prevale sulle condizioni d'uso per quanto riguarda la protezione dei dati. Per il resto valgono la responsabilità, il diritto applicabile (diritto svizzero) e il foro delle condizioni d'uso. Contatto: support@altius-group.ch.