Vertrag über die Auftragsbearbeitung

Fassung vom 20. Oktober 2026

Dieser Vertrag ist Teil des Vertrags, der entsteht, wenn ein Kunde eine von Altius Group SNC gehostete AltiusForms-Instanz abonniert (Angebote Gratis und Pro). Er gilt im Sinne des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, Art. 9) und, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO, Art. 28). Für selbst gehostete Instanzen gilt er nicht: Deren Daten bearbeiten wir nicht.

1. Parteien und Rollen

• Der Kunde (Verantwortlicher): die Organisation, die das Konto im Portal hält und entscheidet, welche Daten ihre Instanz sammelt und wozu.
• Altius Group SNC (Auftragsbearbeiterin), Schweiz, die die Instanz im Auftrag des Kunden hostet, sichert, aktualisiert und wartet.

2. Gegenstand und Dauer

Gegenstand ist das Hosting und der Betrieb der dedizierten Instanz des Kunden. Der Vertrag gilt, solange die Instanz bei uns besteht, einschliesslich der Löschfrist nach Ziffer 12.

3. Art und Zweck der Bearbeitung

Die Daten der Instanz speichern, sie den Benutzern des Kunden im Web, in der mobilen App und über die API bereitstellen, sie sichern, Aktualisierungen einspielen, Störungen untersuchen und den Kunden auf Anfrage unterstützen. Wir bearbeiten diese Daten nicht für eigene Zwecke: keine Werbung, kein Profiling, kein Weiterverkauf, kein Training von KI-Modellen.

4. Kategorien von Daten und betroffenen Personen

• Personen: Benutzer der Instanz (Personal und Partner des Kunden), Personen, die die Formulare des Kunden ausfüllen, in Antworten genannte Personen.
• Daten: was der Kunde zu erheben wählt, namentlich Identität und Kontaktangaben, Antworten, Fotos, Videos, Tonaufnahmen, Unterschriften, GPS-Positionen, angehängte Dateien; Einwilligungsnachweise (Version und Prüfsumme der akzeptierten Texte, Datum, Kanal, IP-Adresse); Anmeldedaten und technische Protokolle.
• Besonders schützenswerte Daten: Nur der Kunde entscheidet, ob er solche erhebt (zum Beispiel Gesundheitsdaten); er braucht dann eine Rechtsgrundlage und informiert die Betroffenen.

5. Weisungen des Kunden

Wir bearbeiten die Daten nur nach den dokumentierten Weisungen des Kunden: dem Vertrag, den Einstellungen seiner Instanz und seinen schriftlichen Anfragen. Scheint uns eine Weisung gegen geltendes Recht zu verstossen, melden wir es ihm.

6. Vertraulichkeit

Die Personen von Altius Group SNC, die auf die Systeme zugreifen, sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Zugriffe auf die Daten einer Instanz beschränken sich auf das, was der Betrieb, der vom Kunden verlangte Support oder eine gesetzliche Pflicht erfordern.

7. Technische und organisatorische Massnahmen

Es sind die Massnahmen, die am Datum dieses Vertrags tatsächlich bestehen.

Trennung der Kunden - Jeder Kunde hat seine eigene Instanz: einen eigenen Namespace im Cluster, eine eigene PostgreSQL-Datenbank, einen eigenen Redis-Cache, eigene Geheimnisse und eine eigene Adresse. - Dateien liegen entweder im eigenen Speicher der Instanz oder bei Wasabi in einem der Instanz vorbehaltenen Bereich, mit einem auf diesen Bereich beschränkten Zugangsschlüssel.

Verschlüsselung und Übertragung - Der ganze Verkehr läuft über HTTPS mit automatisch erneuerten Let's-Encrypt-Zertifikaten; die Instanzen erzwingen HTTPS (HSTS) und sichere Cookies. - Betriebsgeheimnisse im Portal (Zugang zum Cluster, erstes Administratorpasswort, Speicherschlüssel) sind dort verschlüsselt. Das erste Administratorpasswort wird dem Kunden nur einmal angezeigt. - Passwörter der Benutzer werden gehasht gespeichert (Argon2).

Zugriffskontrolle - Rechte nach Rollen, mit Hierarchie, Gruppen und Zugriff pro Formular. - Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP-App und Wiederherstellungscodes), die die Instanz für privilegierte Konten verlangen kann; die mobile App unterstützt sie. - Single Sign-on (OpenID Connect) mit dem Identitätsanbieter des Kunden möglich. - Sperre nach 5 fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen (eine Stunde) und Ratenbegrenzung der API. - Verwaltung der Infrastruktur nur durch das Team von Altius Group, mit SSH-Schlüsseln.

Integrität der empfangenen Daten - Anhänge geprüft: Liste erlaubter Typen, Inhalt gegen die Endung geprüft, Dokumente mit Makros und aktive Inhalte abgewiesen (HTML, SVG…), Dateien als Download ausgeliefert; Virenscanner optional. - Einwilligung auf jedem Ausfüllkanal, wenn das Formular sie verlangt, mit Nachweis bei jeder Antwort.

Protokollierung - Protokoll der Anmeldeversuche, Aktivitätsprotokoll der gemeinsamen Ausfüllsitzungen, Protokoll der versandten E-Mails, Einwilligungsnachweise.

Verfügbarkeit und Sicherungen - Nächtliche Kopie der Datenbank jeder Instanz, 14 Tage aufbewahrt. - Automatische Prüfung jeder Instanz alle 5 Minuten, veröffentlicht auf der Seite Dienststatus. - Aktualisierungen in zwei Schritten: Die Datenbank wird vor der Umschaltung migriert, und eine gescheiterte Aktualisierung lässt die Instanz auf ihrer bisherigen Version.

Mobile App - Anmeldetoken im sicheren Schlüsselbund des Geräts (Keychain oder Keystore), unter Android von Gerätesicherungen ausgenommen, keine Tracker.

8. Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt den Beizug der auf der Seite Unterauftragsverarbeiter genannten Dienstleister. Wir verpflichten sie zu gleichwertigem Datenschutz. Jede Änderung kündigen wir dort an, bevor sie wirksam wird; der Kunde kann aus Datenschutzgründen an support@altius-group.ch widersprechen und, wenn keine Lösung gefunden wird, sein Abonnement kündigen.

9. Ort der Bearbeitung und Übermittlungen

Die Daten der Instanzen werden in Finnland (Cluster) bearbeitet und, für Dateien bei Wasabi, in Deutschland. Übermittlungen in ein Land ohne anerkannt angemessenes Schutzniveau (zum Beispiel die USA für Stripe) erfolgen mit geeigneten Garantien wie Standardvertragsklauseln.

10. Unterstützung des Kunden

Wir unterstützen den Kunden soweit möglich bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe, Widerspruch): Die Instanz erlaubt bereits, Antworten zu finden, zu berichtigen, zu exportieren (CSV, Excel, PDF, JSON) und zu löschen. Eine Anfrage, die uns direkt erreicht und Daten einer Instanz betrifft, leiten wir an den Kunden weiter, ohne sie selbst zu beantworten. Wir liefern auch die für eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötigen Angaben.

11. Verletzung der Datensicherheit

Stellen wir eine Verletzung fest, die Daten einer Instanz betrifft, informieren wir den Kunden so rasch als möglich per E-Mail mit dem, was wir wissen: Art der Verletzung, betroffene Daten und Personen, wahrscheinliche Folgen, getroffene Massnahmen. Die Meldung an den EDÖB oder die zuständige Behörde und die Information der Betroffenen bleiben Sache des Kunden; wir helfen dabei.

12. Vertragsende: Export und Löschung

• Bis zum Ende der bezahlten Periode bleibt die Instanz zugänglich: Der Kunde exportiert Formulare, Antworten und Dateien.
• Danach wird die Instanz angehalten und 30 Tage nach Ende des Abonnements vom Cluster entfernt; in dieser Zeit stellt ein neues Abonnement sie unverändert wieder her.
• Eine Pro-Instanz, die der Kunde in seinem Bereich löscht, wird angehalten und 30 Tage aufbewahrt; in dieser Zeit kann er sie mit einem neuen Pro-Abonnement wiederherstellen.
• Eine Gratis-Instanz, die der Kunde löscht, wird sofort gelöscht, ohne Möglichkeit der Wiederherstellung. Eine Gratis-Instanz ohne Aktivität während 90 Tagen wird nach zwei Warnungen per E-Mail (14 und 4 Tage vorher) gelöscht.
• Auf Verlangen des Kunden oder nach diesen Fristen löschen wir Datenbank, Dateien und Geheimnisse der Instanz. Die Sicherungskopien verfallen spätestens 14 Tage danach von selbst.
• Auf Wunsch bestätigen wir die Löschung schriftlich. Die Rechnungsdaten des Portals folgen der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (10 Jahre).

13. Kontrolle

Der Kunde kann die Informationen verlangen, die er zur Prüfung der Einhaltung dieses Vertrags braucht. Eine Prüfung vor Ort wird vorab vereinbart, auf seine Kosten, ohne Sicherheit und Vertraulichkeit anderer Kunden zu gefährden.

14. Schlussbestimmungen

Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes den Nutzungsbedingungen vor. Im Übrigen gelten für Haftung, anwendbares Recht (Schweizer Recht) und Gerichtsstand die Nutzungsbedingungen. Kontakt: support@altius-group.ch.