Wer was in einer Instanz tut
Eine Instanz nimmt Ihre ganze Organisation auf: wer sie betreut, wer die Formulare gestaltet, wer sie ausfüllt, und die Öffentlichkeit, ohne Konto. Jede Person sieht, was sie braucht, und nicht mehr.
Vom Eigentümer bis zur Öffentlichkeit
Die Rollen reichen von der umfassendsten bis zur engsten. Man lädt nur zu einer Rolle unterhalb der eigenen ein; ohne gewählte Rolle wird die eingeladene Person Benutzer.
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Eigentümer
Alles, auch was nur er darf: Rollen erstellen, den Mitarbeiterstatus vergeben, ein Konto oder eine Gruppe löschen.
Das bei der Installation erstellte Konto, mit der E-Mail-Adresse der Person, die die Instanz bestellt hat. Sie hat auch das Konto im Kundenbereich und das Abonnement.
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Administrator
Verwaltet Benutzer, Gruppen, Einladungen, Themen und Rechtstexte; erstellt, bearbeitet und löscht Formulare; sieht alle Antworten.
Für die Personen, die die Instanz im Alltag mit dem Eigentümer betreuen.
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Manager
Erstellt, bearbeitet und veröffentlicht Formulare, legt fest, wer darauf zugreift, sieht und exportiert alle Antworten.
Für alle, die Formulare gestalten und Ergebnisse verfolgen, ohne Konten zu verwalten.
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Mitarbeiter
Füllt die Formulare seiner Gruppen aus und sieht, wenn die Gruppe das Recht dazu hat, deren Antworten.
Für Teams: Jede Gruppe erhält Formular für Formular das Recht, auszufüllen, Antworten anzusehen oder zu verwalten.
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Benutzer
Füllt die für ihn freigegebenen Formulare aus, findet seine eigenen Antworten wieder und kann eine gemeinsame Sitzung starten.
Für Personen, die nur ausfüllen, etwa ein Partner oder eine Kundin. Die Rolle Gast, eine Stufe tiefer, wird gleich verwendet.
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Ohne Konto
Füllt ein öffentliches oder mit Code geschütztes Formular über seinen Link oder QR-Code aus und tritt einer gemeinsamen Sitzung mit einem Code und dem eigenen Vornamen bei.
Für die Öffentlichkeit: nichts zu installieren, kein Passwort.
Der Mitarbeiterstatus öffnet die Arbeitsmenüs. Die Menüs Formulare, Antworten, Analysen und Verwaltung erscheinen nur für Konten mit Mitarbeiterstatus. Der Eigentümer vergibt ihn auf der Seite der Person mit «Als Mitarbeiter festlegen». Ohne ihn sieht man das Dashboard, «Auszufüllen», die Karte, die Benachrichtigungen und die Suche.
Der Kundenbereich ist nicht die Instanz
- Das Konto des Kundenbereichs auf altiusforms.com dient dem Abonnement: die Instanz erstellen, zu Pro wechseln, die Rechnungen. Nur die Person, die die Instanz bestellt hat, besitzt eines.
- Die Konten der Instanz unter der Adresse Ihrer Instanz dienen der Arbeit mit den Formularen. Sie sind es, die eine Rolle haben.
Wer welches Formular sieht
Jedes Formular legt fest, wer es öffnen darf. Für Teams bestimmen die Gruppen Formular für Formular, was ihre Mitglieder tun dürfen.
| Zugriff des Formulars | Wer es ausfüllen kann |
|---|---|
| Öffentlich | Alle, mit seinem Link oder QR-Code, ohne Konto. |
| Code-Zugang | Jede Person, die den Link hat und den Code der Organisatorin oder des Organisators eingibt. |
| Nur authentifizierte Benutzer | Jede Person, die in der Instanz angemeldet ist. |
| Nur ausgewählte Gruppen | Die Mitglieder der Gruppen, für die das Formular freigegeben ist. |
Ausfüllen
Die Gruppe füllt das Formular aus; jede Person findet ihre eigenen Antworten wieder.
Antworten ansehen
Die Gruppe sieht auch die Antworten der anderen. Dafür braucht es die Rolle Mitarbeiter oder höher.
Verwalten
Die umfassendste Stufe, die die Eigentümergruppe des Formulars immer behält.
Gruppen lassen sich verschachteln: Ein Mitglied einer Untergruppe erhält die Zugriffe der Gruppen darüber. Administratoren und Manager sehen alle Formulare.
Wie eine Person in die Instanz kommt
Die freie Registrierung ist geschlossen: Man kommt per Einladung oder mit einem Registrierungscode hinein.
Sie wird eingeladen
Unter Verwaltung › Einladungen, «Benutzer einladen»: ihre E-Mail und ihre Rolle, unterhalb der Rolle der einladenden Person.
Sie erhält einen Link
7 Tage gültig. Kann die E-Mail nicht verschickt werden, wird der Link angezeigt, um ihn anders weiterzugeben. Eine Einladung lässt sich erneut senden oder zurückziehen.
Sie erstellt ihr Konto
Auf der Seite «Einladung annehmen» wählt sie Benutzernamen und Passwort und ist danach angemeldet.
Ein Registrierungscode lässt mehrere Personen hinein: Er trägt eine Rolle, eine Anzahl Verwendungen, Gültigkeitsdaten und bei Bedarf die verlangte E-Mail-Domain.
Zwei-Faktor-Authentifizierung und Firmenkonto
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Jede Person aktiviert sie in ihrem Profil, Bereich «Sicherheit», mit einer Authenticator-App und erhält 10 Wiederherstellungscodes. Danach wird der Code bei jeder Anmeldung verlangt, im Browser wie in der Mobile App.
Anmeldung mit dem Firmenkonto
Microsoft, Google oder ein anderer OpenID-Connect-Anbieter, auf Anfrage für Ihre Instanz. Ein Konto entsteht nur für die von Ihnen gewählten E-Mail-Domains von selbst; alle anderen kommen per Einladung. Die Gruppen Ihres Verzeichnisses können die Gruppen der Instanz befüllen.
Einwilligung und Anhänge
Bedingungen akzeptiert, Nachweis aufbewahrt
Hat die Instanz oder das Formular Nutzungsbedingungen und eine Datenschutzerklärung, ist vor dem Absenden ein Häkchen Pflicht. Jede Antwort bewahrt den Nachweis: die Version der Texte, den angezeigten Satz, die Sprache, den Kanal und die Uhrzeit. Nur ein Administrator kann diese Texte von einem Formular entfernen.
Geprüfte Dateien
Angenommen: PDF, Word-Dokumente, Excel-Arbeitsmappen (.xlsx), Text, CSV, gängige Bilder, Töne und Videos. Abgelehnt: Dokumente mit Makros, alte Excel-Arbeitsmappen (.xls), Webseiten und Programme. Der Inhalt muss zur Endung passen; Office-, Text- und CSV-Dateien werden heruntergeladen, ohne sich im Browser zu öffnen.
Am einfachsten: ausprobieren
Die Demo hat für jede Rolle ein fertiges Konto: Öffnen Sie zwei nebeneinander und vergleichen Sie.