Benutzer, Gruppen und Rollen

Benutzer, Gruppen und Rollen

Ihre Instanz gehört nur Ihnen: Sie bestimmen, wer Zugang erhält und wer was darf. Die Menüs finden Sie im Bereich Administration der Seitenleiste.

Eine Person einladen

1. Öffnen Sie Einladungen und dann Benutzer einladen.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse und auf Wunsch eine Rolle ein.
3. Wählen Sie die Sprache der Einladung (DE, FR, IT oder EN).
4. Klicken Sie auf Einladung senden.

Die Person erhält einen persönlichen Link, 7 Tage gültig, um ihr Konto zu erstellen. In der Einladungsliste können Sie die Einladung erneut senden oder zurückziehen.

Benutzer verwalten

Das Menü Benutzer zeigt alle Konten. Ein Klick auf eine Zeile öffnet Name, Rolle und Gruppen; dort lässt sich ein Konto auch deaktivieren, ohne seine Antworten zu verlieren.

Gruppen ordnen

Gruppen dienen vor allem dem Teilen von Formularen: Ein Formular kann nur für bestimmte Gruppen geöffnet werden, mit der Stufe Ausfüllen, Antworten ansehen oder Verwalten.

1. Öffnen Sie Gruppen und erstellen Sie eine Gruppe (zum Beispiel «Baustellen»).
2. Für eine Untergruppe wählen Sie die übergeordnete Gruppe unter In der Gruppe: Ihre Mitglieder erhalten auch die Zugriffe der Gruppen darüber.
3. Bestimmen Sie bei Bedarf eine Gruppenleitung und fügen Sie Mitglieder hinzu.

Mit Single Sign-on verknüpft das Feld Gruppe beim Identitätsanbieter die Gruppe mit jener in Ihrem Verzeichnis (siehe Anmeldung und Sicherheit).

Rollen festlegen

Unter Rollen hat jede Rolle einen Namen, einen festen Code, eine Farbe und eine Hierarchiestufe (0 bis 100). Eine in der Einladung gewählte Rolle gilt ab der Kontoerstellung.

Anmeldecodes

Um viele Personen ohne Einzeleinladung aufzunehmen, erstellen Sie einen Anmeldecode. Die Personen registrieren sich auf der Seite Registrierung mit Code. Pro Code legen Sie die vergebene Rolle, die maximale Anzahl Nutzungen, Gültigkeitsdaten und eine vorgeschriebene E-Mail-Domain fest (zum Beispiel ihre-firma.ch).