Utilisateurs, groupes et rôles
Votre instance est à vous seul : vous décidez qui y entre et ce que chacun peut faire. Les menus se trouvent dans la partie Administration de la barre latérale.
Inviter une personne
- Ouvrez Invitations, puis Inviter un utilisateur.
- Saisissez son adresse e-mail et, si vous le souhaitez, un Rôle.
- Choisissez la Langue de l'invitation (FR, DE, IT ou EN).
- Cliquez sur Envoyer l'invitation.
La personne reçoit un lien personnel, valable 7 jours, pour créer son compte. Depuis la liste des invitations, vous pouvez la renvoyer ou l'annuler.
Gérer les utilisateurs
Le menu Utilisateurs liste tous les comptes. Cliquez sur une ligne pour modifier le nom, le rôle, les groupes, ou pour désactiver un compte sans perdre ses réponses.
Organiser les groupes
Les Groupes servent surtout à partager des formulaires : un formulaire peut être ouvert à certains groupes seulement, avec le niveau Remplir, Voir les réponses ou Gérer.
- Ouvrez Groupes et créez un groupe (par exemple « Chantiers »).
- Pour un sous-groupe, choisissez le groupe parent dans Dans le groupe : ses membres reçoivent aussi les accès donnés aux groupes au-dessus.
- Désignez au besoin un Responsable du groupe, puis ajoutez les membres.
Si vous utilisez la connexion unique, le champ Groupe chez le fournisseur d'identité relie le groupe à celui de votre annuaire (voir Connexion et sécurité).
Définir des rôles
Dans Rôles, chaque rôle a un nom, un code stable, une couleur et un Niveau hiérarchique (0 à 100). Un rôle attribué à l'invitation s'applique dès la création du compte.
Codes d'inscription
Pour accueillir beaucoup de monde sans inviter chacun, créez un code d'inscription.
Les personnes s'inscrivent sur la page Inscription avec un code. Pour chaque code,
vous pouvez fixer le rôle attribué, un nombre maximal d'utilisations, des dates de
validité et un domaine e-mail obligatoire (par exemple votre-entreprise.ch).